So delegieren Sie Aufgaben an Trainer*innen

Als Administrator*in einer Seminarplattform kennen Sie das sicher: Die Anfragen zur Teilnehmerliste häufen sich, kurz vor Seminarbeginn müssen noch E-Mails an die Teilnehmenden gesendet werden, und die Anwesenheitslisten müssen aktualisiert werden. Wenn Sie diese Aufgaben alle allein bewältigen, kann das schnell stressig werden. Genau hier hält der Seminar Manager für Joomla Ihnen den Rücken frei. Durch die gezielte Delegation von Aufgaben an Ihre Trainer*innen gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern steigern auch die Effizienz und die Zufriedenheit Ihres Teams.

Wenn Sie Trainer*innen erlauben, ihre eigenen Kurse zu verwalten, entlasten Sie Ihre Administration massiv.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Sie müssen nicht mehr als „Mittelsmann" zwischen Trainer und Teilnehmern agieren.
• Aktualität: Wer könnte Teilnehmerlisten besser pflegen als die Person, die den Kurs leitet?
• Motivation: Trainer*innen übernehmen Eigenverantwortung für ihre Veranstaltungen.
• Sicherheit: Durch präzise Rechtevergabe bleibt die Kontrolle bei Ihnen, während die operative Arbeit verteilt wird.

Trainerrechte vergeben - So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Aktivieren der Benutzerrollen.

Am Anfang steht immer das Aktivieren der Benutzerrollen. Es gibt die Rollen "OSG SeminarManager" und "OSG SeminarTrainer". Wie Sie diese Rollen aktivieren beschreiben wir Ihnen ausführlich in unserer Anleitung: Benutzerrollen - Trainer/(Tutoren und Manager

2. Berechtigungen konfigurieren

Die Rechte eines "OSG SeminarTrainers" sind eingeschränkt auf seine eigenen Kurse und großteils konfigurierbar, er hat keine Rechte bezüglich Kurse und TeilnehmerInnen anderer Trainer*innen. Gehen Sie in die Optionen des Seminar Managers. Hier können Sie unter dem Reiter "Trainer" im Abschnitt "Trainerrolle" festlegen, welche Aktionen die Gruppe „OSG SeminarTrainer" ausführen darf.

Viele Einstellungen gibt es für die Bearbeitung von Kursen, z.B. Preise festlegen, E-Mailvorlagen zuordnen, Kursort festlegen usw.. Ein "OSG SeminarTrainer" kann aber auch die Buchungen zu seinen Kursen sehen, neue Buchungen hinzu fügen und kann E-Mails an diese versenden sowie Teilnehmerlisten herunter laden oder Zertifikate drucken.

3. Benutzer zuweisen

Erstellen Sie - soweit noch nicht vorhanden - Joomla Benutzer für Ihre Trainer*innen und weisen sie der neuen Benutzergruppe "OSG SeminarTrainer" zu. Nun können sich Ihre Trainer*innen in das Joomla Backend einloggen und können im Rahmen ihrer Rechte im Seminar Manager agieren.

Rechtevergabe: So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Das Schöne an den Einstellungsmöglichkeiten beim Seminar Manager sind die vielschichtigen Einstellungsmöglichkeiten. Sie entscheiden sehr detailliert, was genau ein*e Trainer*in an eigenen Kursen sehen und bearbeiten darf. Wir empfehlen das Prinzip der minimalen Rechte: Geben Sie Ihren Trainer*innen genau das Werkzeug, das sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Müssen sie entscheiden, welche E-Mailvorlage für die Buchungsbestätigungen gewählt wird?

Müssen sie die Mindestteilnehmerzahl festlegen?

Durch eine klare Einschränkung verhindern Sie versehentliche Fehlkonfigurationen im Backend und geben ihnen gleichzeitig die Freiheit, die sie für einen reibungslosen Kursbetrieb benötigen. Die Delegation an Trainer*innen ist ein wichtiger Schritt, um mit Ihrem Kursangebot zu wachsen. Wenn Sie das Team-Management im Seminar Manager einmal korrekt eingerichtet haben, reduzieren Sie die Anzahl der Rückfragen und manuellen Eingriffe in Ihrem Backend auf ein Minimum.

Möchten Sie mehr Aufgaben delegieren?

Dann haben Sie die Möglichkeit, Joomla Benutzern oder auch Ihren Trainer*innen die erweiterten Rechte eines "OSG Seminar Managers" zu geben. Dieser kann quasi alle Aufgaben im Seminar Manager für Joomla durchführen, und kann Ihnen bei der Erstellung von Vorlagen, weiteren Kursen usw. unterstützen, hat aber keine weiteren Rechte wie ein Joomla Administrator.