Welche Funktionen genau sind für die Warteliste geplant?

Basisversion als Grundlage

Wir planen zunächst eine Basisversion der Warteliste umzusetzen. Aufbauend auf der Basisversion können wir im weiteren Schritt eine Advancedversion entwickeln.

Basisversion – manuelle Handhabung der Wartelistenfunktion

Die Wartelistenfunktion wird durch zwei neue Stati „Warteliste“ und „Noch nicht bestätigt“ für Buchungen realisiert.

Ist ein Kurs belegt, teilt das System dem Anmelder bereits in der Kurstabelle mit, dass der Kurs ausgebucht ist, aber bietet an, sich auf Warteliste buchen zu können.

Falls ein Kurs noch nicht ausgebucht ist, aber der Anmelder mit einer Buchung mehr Plätze buchen möchte als noch frei sind, wird der Anmelder ebenfalls auf die Warteliste hingewiesen. Er kann dann entweder alle Teilnehmer auf Warteliste buchen oder die Buchung abbrechen und mit weniger Teilnehmern neu buchen.

Bei Buchung auf Warteliste wird natürlich keine Rechnung versendet, sondern automatisiert eine E-Mail an den Anmelder mit der Benachrichtigung, dass eine Buchung auf Warteliste vorgenommen wurde.

Im Backend sind diese Buchungen ganz normal in der Liste der Buchungen einzusehen und können  wie andere Buchungen auch bearbeitet werden.

Sobald ausreichend Plätze frei werden, kann der Anmelder vom Backend aus per E-Mail, telefonisch oder anders benachrichtigt werden, dass seine Buchung nachrücken kann. Steht eine Bestätigung über das Nachrücken der Buchung durch den Anmelder noch aus, kann der Status auf „Noch nicht bestätigt“ gesetzt werden.

Bestätigt der Anmelder das Nachrücken, kann der Status  der Buchung manuell geändert werden

Setzt der Administrator die Buchung auf eingegangen oder wird bearbeitet, dann wird er gefragt, ob eine Anmeldebestätigung versandt werden soll (Voraussetzung hierfür ist, , dass noch keine Anmeldebestätigung versendet wurde). Ebenfalls wird er gefragt, ob eine Rechnung erstellt werden soll. (Voraussetzung hierfür ist, dass das System global so konfiguriert ist, dass eine Rechnung erstellt werden soll und noch keine Rechnung erstellt wurde). Bestätigt der Administrator dies, dann wird automatisiert eine Anmeldebestätigung (gegebenenfalls mit Rechnung) versendet.

Wichtiger Hinweis zum Nachrücken: Hat der Anmelder beispielsweise 2 Teilnehmer mit einer Buchung angemeldet, es wird aber nur ein Platz frei, ist ein Nachrücken nur eines einzelnen Teilnehmers nur möglich durch eine Umbuchung mit dem Plugin  „Manuelle Buchung und Rechnungerstellung“. Zum Herunterladen des Plugins wird die kostenpflichtige OSG Seminar Manager Premium Mitgliedschaft benötigt.

Advanced Version - hauptsächlich automatisierte Handhabung

Aufbauend auf der Basisversion können folgende Funktionen weiter entwickelt werden.

Zunächst gibt es eine weiteren Status "Nicht bestätigt".

Wird eine aktive Buchung über das Frontend storniert, wird automatisch die zeitlich erste passende* Buchung auf der Warteliste zum Status „Noch nicht bestätigt“ hochgestuft und der Anmelder automatisch per E-Mail über den freigewordenen Platz informiert. Die E-Mail enthält einen Bestätigungslink. Der Link führt zu einem Webformular, mit dem die Anmeldung durch den Anmelder noch einmal bestätigt werden muss. Bestätigt der Anmelder hier seine Buchung wird der Status „Noch nicht bestätigt“ in „eingegangen“ oder „wird bearbeitet“ geändert und der Buchungsprozess verläuft weiter wie bei einer Standardbuchung,

Bestätigt er nicht innerhalb einer bestimmten Zeit, dann wird automatisch die nächste zeitlich passende* Wartelistenbuchung über die Möglichkeit des Nachrückens informiert und die andere Wartelistenbuchung wieder auf "Storniert" oder "Nicht bestätigt" gesetzt.

* Mit „passend“ ist hier gemeint: Sind zwei Teilnehmer gleichzeitig durch einen Anmelder auf die Warteliste gesetzt worden, dann wird der Anmelder über die freien Plätze erst informiert, wenn auch zwei Plätze gleichzeitig frei sind.

Wichtiger Hinweis zum Nachrücken: Hat der Anmelder beispielsweise 2 Teilnehmer mit einer Buchung auf Warteliste angemeldet, es wird aber nur ein Platz frei, ist ein Nachrücken nur eines einzelnen Teilnehmers nur manuell möglich mit dem Plugin  „Manuelle Buchung und Rechnungerstellung“. Zum Herunterladen des Plugins wird die kostenpflichtige OSG Seminar Manager Premium Mitgliedschaft benötigt.

Globale Einstellungen der Advanced Version im Backend

Die Advanced Version der Wartelistenfunktion ermöglicht dem Administrator eine globale Einstellung im Backend ist wie folgt:

• Statusänderung Warteliste nur manuell: Ja / Nein

Wenn ja, dann entspricht die Funktionalität der der Basisversion. Dadurch kann der Administrator zum Beispiel bei mehreren Wartelistenbuchungen selbst über die Rangfolge des Nachrückens entscheiden.

• Anzahl Stunden bis Bestätigung: X Stunden

Angabe der Anzahl Stunden, die der Anmelder Zeit hat, das Nachrücken seiner Wartelistenbuchung zu bestätigen. Bestätigt er nicht innerhalb dieser Zeit, dann wird automatisch die nächste zeitlich passende Wartelistenbuchung über die Möglichkeit des Nachrückens informiert.

• Falls Bestätigung nicht erteilt wird, auf storniert setzen: Ja / Nein

Falls ja, dann wird die Wartelistenbuchung auf storniert gesetzt, falls der Anmelder nicht die Bestätigung zum Nachrücken gibt. Falls nein, wird der Status auf "Nicht bestätigt" gesetzt.